Com gestionar els processos duaners per reduir temps i costos

Com gestionar els processos duaners per reduir els temps i els costos

COM GESTIONAR ELS PROCESSOS DUANERS PER REDUIR ELS TEMPS I ELS COSTOS

En el comerç internacional, la duana és un dels grans desconeguts que només ens porta maldecaps i no aporta valor directe a les nostres importacions o exportacions, i més quan parlem del sector alimentari, que és encara més complicat, ja que el nombre de documents, inspeccions i interlocutors són més nombrosos i ens fan perdre molt de temps i diners respecte a altres productes.

Primer de tot, hauríem de diferenciar  les transaccions comercials que fem dins d’Europa que es consideren adquisicions o entregues Intracomunitàries  de les que són importacions o exportacions. Aquestes últimes es produeixen quan un producte entre o surt per una frontera europea i en aquest cas la duana entra a formar part del procediment dins la nostra cadena logística. 

Tenir present la diferència entre la duana, que és qui s’encarrega dels controls fiscals i d’aplicació del codi duaner de la comunitat Europea (actualment l’anomenat CAU) i els serveis para duaners que depenen de diferents ministeris (economia i hisenda, agricultura, sanitat...) i tenen la missió de protegir els consumidors i empreses del territori europeu aplicant eines de política comercial (llicencies), sanitat animal, vegetal o exterior, control de productes perillosos, CITES i protecció del medi ambient. Quan parlem del producte alimentari, són els serveis para duaners els que  comporten majors dificultats. 

Un dels problemes que troben les empreses del sector és la gestió documental que comporten aquests processos, ja que són molts els documents que s’han d’administrar (factura proforma i llista de pesos sempre estan presents, però molts cops trobem altres com certificat d’origen, certificat sanitari, document de transport, certificat d’assegurança, carta de crèdit...)  i tots ells han de dir el mateix. Els problemes solen provenir quan l’ERP de l’empresa no ha estat dissenyat pensant en aquests processos i els documents acaben essent modificats a mà, sempre amb presses. Qualsevol inconsistència en el paquet documental pot comportar problemes, ja sigui en el moment de fer l’exportació o especialment en realitzar la importació, i això es tradueix en contratemps i costos. Algunes de les incidències que ens trobem a  les empreses són: 

  • El Certificat d’Origen realitzat a la Cambra no coincideix amb les dades de la factura i del BL en realitzar el despatx d’importació i el client no pot importar. Ho pot fer però no li accepten la reducció aranzelària per origen, i el que hauria de fer és rectificar la documentació i tornar a enviar. 

  • Hi ha un error del port de destí en els documents i s’ha de fer transbordament un cop enviat assumint els costos de moviments portuaris, un nou nòlit i ocupacions amb connexió refrigerada. 

  • El nostre ERP té camps que no permeten escriure el nom complet del client xinès, i la duana no accepta la documentació per fer la importació.   

  • Els documents no indiquen les exigències de la carta de crèdit i no volen alliberar el pagament immediatament, ja que el client i el seu banc han d’acceptar les discrepàncies amb un cost i temps. 

Per tal de poder reduir els temps i costos dels importadors afectats pels serveis para duaners, s’ha posat en marxa el concepte de finestreta única, que permet fer un PreDUA  (una simplificació d’un DUA fins 30 dies abans de la importació real), per poder realitzar tots els tràmits no duaners per anar avançant feina d’inspeccions en l’àmbit documental i planificació de les inspeccions quan la mercaderia arribi. El sistema permet a tots els serveis, la visibilitat de la documentació i evitar que cadascun la sol·liciti individualment a l’importador, i també coordinar-los per només realitzar una única inspecció. 

Com gestionar els processos duaners per reduir temps

Els documents que impliquen reducció econòmica són els documents d’origen, que per un costat els nostres comercials o compradors haurien de controlar per poder analitzar el cost final del producte tenint en compte l’origen o destí de les mercaderies. En definitiva, conèixer amb quins països tenim tractats de lliure comerç i quins aranzels tenen els nostres productes per cada origen/destí. És importat per altra banda, entendre la implicació que té la realització de certificats d’origen falsos per aprofitar-se d’una reducció aranzelària, ja que es considera falsificació de document públic i amb els temps que corren cada cop ens trobem més inspeccions de comprovació d’origen de mercaderies. El que no sap molta gent, és que per qualsevol compra que fem a un proveïdor europeu li hauríem de sol·licitar una declaració d’origen del producte, segons format indicat en l’annex 22-16 del reglament d’execució del CAU, per poder demostrar l’origen quan demanem nosaltres l’ EUR1 a la duana o fem la declaració en factura que el substitueix.  

Imaginem, que comprem kiwis a una empresa italiana i posteriorment els venem a un client al Marroc que ens demana la declaració en factura sobre l’origen europeu per pagar menys aranzels en fer la importació al seu país. Uns mesos més tard la duana m’envia un requeriment per demostrar que el producte exportat era europeu perquè la duana marroquina té sospites que el producte és neozelandès. Hauríem d’enviar abans de 15 dies a la duana espanyola la declaració del proveïdor italià on indiqui l’origen europeu del producte o del contrari es considerarà no demostrat l’origen indicat a la declaració i tindrem una sanció. 

La fiscalitat, també pot representar un problema, ja que la justificació en les factures de les exempcions de l’IVA és una obligació segons el reglament sobre les obligacions de facturació. Per tant, hauríem d’indicar a la factura el tipus d’operació que es realitza i s’ha de poder demostrar en cas d’una inspecció. Ha de quedar clar si es tracta d’una operació intracomunitària que es pot  justificar amb el CMR o si es tracta d’una exportació que s’ha de justificar amb el DUA. Aquests documents són bàsics per evitar sancions i que l’IVA es converteixi en un cost per l’empresa. La pregunta d’examen arriba quan tenim operacions més complexes: 

  • Com justifiquem un venda de xai, a un client de Girona en posició FCA magatzem, que he facturat sense IVA,  i que el client ha vingut a buscar amb un contenidor reefer? El client ha gestionat el despatx d’exportació i jo no tinc el DUA. Realment coneixem com funcionen les vendes en cadena i com s’han de declarar en la documentació duanera? 

  • Que passa quan faig una importació de fruita del Perú amb Incoterm CIP Rotterdam, perquè el proveïdor té negociats grans volums de nòlits concentrats en aquest port? Un cop fet el despatx d’importació a Holanda amb un representant fiscal envio una part de la fruita al meu magatzem de Tarragona, una altra part la venc directament a altres països comunitaris i la resta a clients a Amsterdam. La reducció de costos és considerable, però la complexitat en les obligacions fiscals augmenta i haurem d’estar preparats per poder respondre aquestes qüestions. 

En definitiva, la bona gestió documental i el coneixement del funcionament de la duana és vital per tal de reduir els contratemps i els costos extra de les nostres cadenes logístiques en el comerç internacional.